Bạn có từng cảm thấy lo lắng, bấn loạn khi nghe khách hàng giải thích một hồi nhưng không nghe được gì? Bạn không hiểu được ý khách hàng muốn truyền đạt nên không biết làm sao để dịch lại cho người phụ trách bên Việt Nam?

Nếu đang làm việc trong công ty Nhật thì việc tham gia các buổi meeting trao đổi với đồng nghiệp, cấp trên và khách hàng chắc chắn là điều không thể thiếu.

Với vai trò là IT comtor phụ trách nhiều dự án cùng lúc, mình thường tham gia rất nhiều meeting trong ngày của các dự án khác nhau. Hồi trước, khả năng nghe tiếng Nhật của mình còn chưa được tốt. Khi tham gia meeting trao đổi, mình rất lo không nghe được hết ý mà khách hàng truyền đạt.

Tất nhiên để nâng cao kỹ năng nghe, chúng ta phải luyện tập dần dần qua một thời gian dài. Hơn nữa, chúng ta còn cần phải tích luỹ thêm vốn từ vựng và kiến thức chuyên ngành liên quan đến lĩnh vực mà mình đang phụ trách dịch. (Chẳng hạn như IT comtor thì phải biết thêm kiến thức IT cơ bản).

Nhưng gặp phải tình huống không nghe được ý khách hàng nói ngay trong meeting, với vai trò là một phiên dịch viên nói chung hay IT comtor nói riêng, chúng ta nên xử lý như thế nào?

Hôm nay mình xin chia sẻ một số tip nhỏ, giúp bạn vượt qua tình huống “chông gai” này nhé.

Trường hợp chưa nghe hiểu được gì thì nên xử lý ra sao?

Trong trường hợp bạn chưa nghe được và không hiểu khách hàng đang nói gì, bạn có thể dùng một số mẫu câu sau để nhờ khách hàng nói lại thêm lần nữa.

Ví dụ như:

聞き取りができず、申し訳ございません。恐れ入りますが、もう一度お願いできますか？

大変恐縮ですが、私の理解が追いついておらず、再度ご説明いただけますか。

お声が少し遠いようですが、もう一度ご説明いただけませんか。

恐れ入りますが、もう一度お話しいただけますでしょうか。

Nếu có nghe hiểu được một chút nhưng không chắc chắn về ý hiểu của mình?

Trong trường hợp bạn có nghe và hiểu được sơ sơ ý khách hàng rồi nhưng không dám chắc mình hiểu có đúng không, thì bạn hoàn toàn có thể xác nhận lại.

Đừng lo ngại việc mình hiểu sai. Ngược lại, khi bạn confirm lại ý hiểu với khách hàng, họ sẽ đánh giá cao tính chuyên nghiệp của bạn.

Nếu ý hiểu của bạn không đúng, khách hàng có thể giải thích lại giúp bạn. Còn nếu bạn chỉ はい、はい rồi cứ thế dịch lại cho team Việt Nam, nhiều khi khách hàng sẽ cảm thấy lo lắng không biết bạn có hiểu đúng hay không.

Để xác nhận lại ý hiểu của mình, bạn có thể dùng mẫu câu sau:

すみません、念のため、再確認させていただきたいんですが、

○○という認識でよろしいでしょうか。

○○という理解でよろしいでしょうか。

○○と認識しておりますが、相違ございませんか。

○○で間違いないでしょうか。

Bạn có thể sử dụng những mẫu câu mà mình chia sẻ ở trên để nhờ khách hàng giải thích lại hoặc xác nhận lại ý hiểu của mình.

Bên cạnh đó, hãy trau dồi thêm khả năng nghe hiểu tiếng Nhật và kiến thức chuyên ngành cơ bản để tự tin hơn khi phụ trách dịch meeting nhé.