Trong môi trường công ty Nhật, việc truyền đạt thông tin một cách rõ ràng, lịch sự và chuyên nghiệp qua email là kỹ năng không thể thiếu.

Một trong những loại email thường gặp nhất là お知らせメール (mail thông báo) — được dùng khi bạn muốn chia sẻ hoặc thông báo thông tin đến người khác.

お知らせメール có thể được gửi nội bộ trong công ty（社内） hoặc gửi cho khách hàng, đối tác bên ngoài（社外）.

Tùy vào đối tượng nhận mail và nội dung thông báo, cách viết, cách dùng kính ngữ, và giọng điệu (tone) trong mail sẽ có sự khác biệt rõ rệt.

Hãy thử tham khảo bài viết này để nắm những điểm quan trọng khi viết mail お知らせメール(mail thông báo) và một số template mẫu nhé.

Những điểm cần lưu ý khi viết お知らせメール(mail thông báo)

1. Chọn cách viết phù hợp với đối tượng nhận mail
   • Khi gửi 社内メール (mail nội bộ):
     Có thể dùng cách diễn đạt nhẹ nhàng, thân mật hơn, nhưng vẫn cần giữ sự tôn trọng và chuyên nghiệp.
     → Ví dụ: お疲れ様です、よろしくお願いいたします、など。
   • Khi gửi 社外メール (mail gửi đối tác, khách hàng):
     Cần sử dụng kính ngữ trang trọng hơn (敬語), thể hiện sự tôn trọng tuyệt đối với người nhận.
     → Ví dụ: 平素よりお世話になっております、何卒よろしくお願い申し上げます、など。
2. Đặt tiêu đề (件名) rõ ràng, dễ hiểu
   件名 (subject) cần giúp người nhận hiểu ngay nội dung mail mà không cần mở.
   • 【システムメンテナンスのお知らせ】
   • 【担当者変更のお知らせ】
3. Luôn xác nhận rõ “từ khi nào – cái gì thay đổi – cần hành động gì”
   Một お知らせメール rõ ràng cần trả lời được 3 câu hỏi này:
   • “Khi nào” (thời điểm áp dụng / thay đổi)
   • “Điều gì” (nội dung chính của thông báo)
   • “Người nhận cần làm gì” (nếu có yêu cầu hành động)

Mẫu お知らせメール(Mail thông báo) tham khảo và áp dụng thực tế

Template 1:　社内

Template 2:　社外