依頼メール(mail yêu cầu, nhờ vả) là một trong những kiểu mail mà bạn sẽ thường xuyên gặp khi làm việc trong công ty Nhật. Không chỉ gửi mail cho cấp trên, nhiều trường hợp bạn còn phải gửi 依頼メール(mail yêu cầu, nhờ vả) cho đối tác hoặc khách hàng quan trọng. Khi đó có thể bạn sẽ cảm thấy hơi lo lắng một chút phải không?
Trong bài viết này, mình sẽ tổng hợp những điểm lưu ý khi viết 依頼メール(mail yêu cầu, nhờ vả) và một số mẫu mail tiếng Nhật thực tế để bạn tự tin hơn khi cần viết mail yêu cầu bằng tiếng Nhật nhé.
Những điểm cần lưu ý để viết 依頼メール(mail yêu cầu, nhờ vả) chuẩn tiếng Nhật business
- Truyền đạt nội dung một cách rõ ràng
Hãy tổng hợp, sắp xếp nội dung và việc muốn yêu cầu một cách cụ thể, rõ ràng. Chú ý tránh cách diễn đạt vòng vo, gây khó hiểu cho người nhận mail. - Giải thích lý do vì sao cần nhờ
Trước khi yêu cầu đối phương làm gì đó, bạn cần giải thích lý do tại sao cần nhờ họ làm. Khi nói rõ được mục đích và bối cảnh của yêu cầu, đối phương sẽ dễ dàng hiểu và chấp nhận yêu cầu của bạn hơn - Trình bày ý chính dưới dạng gạch đầu dòng
Các ý chính nên được trình bày theo dạng gạch đầu dòng. Cách viết này giúp nội dung trở nên mạch lạc, dễ theo dõi và không bỏ sót thông tin quan trọng. - Làm rõ thời hạn mong muốn đối phương thực hiện yêu cầu
Việc truyền đạt được deadline mong muốn rất quan trọng. Vì như vậy người nhận yêu cầu sẽ biết được mức độ quan trọng, mức độ ưu tiên cần thực hiện. Nếu chỉ nói khi nào có thời gian thì nhờ anh xử lý giúp (お時間があるとき、対応お願いします。) thì nhiều khả năng đối phương sẽ hiểu đó là việc có độ ưu tiên thấp và để làm sau.- 〇月〇日までご回答いただければ幸いです。
- 資料のご送付は〇月〇日までお願いできますでしょうか。
Mẫu câu hay dùng trong 依頼メール(mail yêu cầu, nhờ vả)
- お願いできますでしょうか。
- ご多忙の中、恐縮ですが
- お忙しいところ恐れ入りますが
- 大変恐縮ですが
- お手数おかけしますが
- ～していただければ幸いです。
- ～していただけますと助かります。
- ～していただければと存じます。
- 誠に勝手なお願いですが、
- 差し支えなければ、～していただけませんか。
Mẫu 依頼メール(mail yêu cầu, nhờ vả) tham khảo và áp dụng thực tế
Template 1: 社内
件名：注文画面の設計書ご送付のお願い
〇〇さん、
お疲れ様です。
○○です。
実装フェーズに入っており、作業が進んでおりますが、
スケジュールにより、来週の月曜日（9月25日）、注文画面の実装作業を着手する予定です。
現時点、本画面の設計書をまだいただいておりません。
明日（9月22日）までご送付いただけない場合、スケジュールを調整する可能性があると考えられています。
お忙しいところ恐縮ですが、明日中ご送付いただけませんでしょうか。
ご都合で難しい場合、その旨をご連絡いただけますと助かります。
その場合、スケジュールを調整したり、ほかの作業を前倒しで対応したりを検討させていただくと思います。
どうぞよろしくお願い申し上げます。
Template 2: 社外
件名：見積書ご確認のお願い
株式会社◯◯
○○様
いつもお世話になっております。
株式会社○○の○○でございます。
先日、ミーティングのお時間をいただきありがとうございました。
ご説明いただいたご要件の内容を踏まえ、見積書を作成いたしましたので、
メールにて送付いたします。
ご多忙のところお手数をおかけしますが、
ご検討・ご確認いただけますと幸いです。
何卒よろしくお願い申し上げます。