Trong môi trường tiếng Nhật business, chắc chắn sẽ có lúc bạn cần phải từ chối một lời mời họp, một đề xuất hay thậm chí là yêu cầu từ khách hàng. Nghe thì đơn giản, nhưng khi phải viết mail tiếng Nhật 断りメール(mail từ chối), nhiều người lại thấy bối rối: sợ dùng sai kính ngữ, sợ làm mất lòng người nhận, và kết quả là email trở nên gượng gạo.
Thực tế nếu nắm được một số nguyên tắc trong cách viết mail tiếng Nhật, bạn vẫn có thể từ chối lịch sự, tạo được ấn tượng tốt và duy trì được mối quan hệ tốt đẹp với đối phương.
Vậy làm thế nào để viết mail tiếng Nhật 断りメール (mail từ chối) nhưng vẫn không làm mất lòng khách hàng, đối tác hay cấp trên? Đây là một kỹ năng quan trọng trong tiếng Nhật business.
Trong bài viết này, mình sẽ chia sẻ một số điểm lưu ý khi viết 断りメール (mail từ chối) chuẩn business và một số mẫu mail template mà bạn có thể tham khảo để áp dụng trong công việc thực tế. Hãy đọc tới cuối bài viết nhé.
Những điểm quan trọng cần nhớ khi viết 断りメール (mail từ chối)
- Hãy thể hiện rõ ý định “từ chối”
Nếu bạn không thể hiện rõ ý định “từ chối”, người nhận mail khi đọc nội dung sẽ cảm thấy bối rối, không xác định được kết quả là bạn đồng ý hay từ chối, như vậy ngược lại sẽ tạo ấn tượng không tốt với đối phương. - Sử dụng những “cụm từ đệm” (クッション言葉) để tạo cảm giác “từ chối” nhẹ nhàng.
Tiếng Nhật có rất nhiều クッション言葉 để làm từ đệm cho những phần nội dung chính, giúp tạo cảm giác nhẹ nhàng hơn, thể hiện được sự quan tâm tới đối phương.
Vốn dĩ việc từ chối sẽ gây ra cảm giác nặng nề nhưng khi biết dùng các クッション言葉 đúng cách và phù hợp, cảm giác nặng nề ấy sẽ được dịu bớt.
Một số クッション言葉 mà bạn có thể sử dụng- 恐れ入りますが
- 大変申し訳ございません
- 残念ではございますが
- 大変心苦しくはありますが
- 誠に恐縮ですが
- せっかくですが
- Đừng chỉ dừng lại ở việc từ chối
Có những tình huống bắt buộc chúng ta phải từ chối ở thời điểm hiện tại nhưng vẫn muốn duy trì mối quan hệ, sự gắn kết với đối phương trong tương lai, đặc biệt là với khách hàng hay đối tác tiềm năng. Vì vậy sau khi từ chối, hãy thể hiện mong muốn được hợp tác, được hỗ trợ đối phương nếu có cơ hội sau này.- またの機会がございましたら、お声がけいただけますと幸いです。
- ご注文いただいたA商品はただいま在庫切れとなっていますが、代替品としB商品をご利用いただくことも可能です。
5 nội dung quan trọng trong 断りメール(mail từ chối)
- Lời cảm ơn: thể hiện sự cảm ơn trước lời đề xuất, lời mời của đối phương
Ví dụ: ご注文いただき、ありがとうございます。 - Trình bày ý định từ chối và lý do
Ví dụ: 現在、当該商品は在庫切れとなっており、ご希望にご対応することができかねます。 - Lời xin lỗi vì đã từ chối
Ví dụ: ご期待に沿えず申し訳ございません。 - Thể hiện mong muốn được tiếp tục hợp tác nếu có cơ hội
Ví dụ: またの機会がございましたら、ぜひよろしくお願いいたします。 - Phần kết
Ví dụ: 今後ともよろしくお願いいたします。
Mẫu お断りメール(mail từ chối) tham khảo và áp dụng thực tế
Template 1: Mail từ chối đơn đặt hàng do hết hàng tồn kho
件名：「商品○○」のご注文について
株式会社◯◯
○○様
いつもお世話になっております。
株式会社○○の○○です。
この度、「商品○○」をご注文いただき、誠にありがとうございます。
大変恐縮ではございますが、現在、当該商品は在庫切れとなっており、
ご希望の納期・数量にてご対応することができかねます。
せっかくのご注文にもかかわらず、ご期待に沿えず大変申し訳ございません。
次回ご用命いただける際には、ぜひお力になれればと存じますので、
引き続き何卒よろしくお願いいたします。
Template 2: Mail từ chối việc khách hàng muốn đối ứng thay đổi yêu cầu mà vẫn phải giữ nguyên thời hạn delivery
件名：仕様変更について
株式会社◯◯
○○様
いつもお世話になっております。
株式会社△△の▲▲です。
先日のミーティングでご相談いただきました仕様変更につきまして、
社内にて慎重に検討させていただきました。
その結果、誠に恐縮ではございますが、
現状のリリーススケジュールの都合上、
今回の仕様変更に対応することが難しい状況です。
ただし、もしリリース予定を1ヶ月延期いただければ、対応可能となる見込みでございますが、いかがでしょうか。
ご多忙のところ恐れ入りますが、
ご検討のほどよろしくお願い申し上げます。
何卒よろしくお願い申し上げます。