Hataraki Nihongo

Home » Tiếng Nhật business » Cách viết mail tiếng Nhật 確認メール(mail xác nhận)

Cách viết mail tiếng Nhật 確認メール(mail xác nhận)

Khi làm việc với khách hàng hay đồng nghiệp Nhật, chắc hẳn bạn đã nhiều lần gặp tình huống phải gửi mail xác nhận: sau khi họp xong cần xác nhận lại nội dung trao đổi, hoặc trong dự án cần xác nhận thông tin, timeline, phân công công việc… Nếu viết chưa chuẩn, mail rất dễ gây hiểu nhầm, thậm chí để lại ấn tượng thiếu chuyên nghiệp.

Trên thực tế, 確認メール chính là công cụ giúp “chốt” lại tất cả nội dung: ai phụ trách việc gì, deadline ra sao, có điểm nào cần lưu ý thêm. Nhờ đó, mọi thành viên đều nắm cùng một thông tin và hạn chế tối đa rủi ro “nghe một đằng, hiểu một nẻo”. Đây là kỹ năng gần như bắt buộc nếu bạn muốn làm việc hiệu quả trong môi trường công ty Nhật.

Trong bài viết hôm nay, mình sẽ chia sẻ cách viết một 確認メール vừa ngắn gọn, lịch sự, đúng chuẩn business Japanese, vừa có thể áp dụng ngay cho công việc hàng ngày. Ngoài ra, mình cũng chuẩn bị sẵn template mẫu để bạn copy-paste và tùy chỉnh theo tình huống thực tế.

Những điểm cần chú ý khi gửi 確認メール(mail xác nhận)

  • Khi viết mail xác nhận, chúng ta mong muốn nhận được phản hồi từ đối phương. Vì vậy trong mail, chúng ta nên chú ý ghi rõ mong muốn nhận được phản hồi, câu trả lời khi nào đối với vấn đề gì. Nếu cần có thể thêm lý do tại sao muốn xác nhận.
  • Tiêu đề viết rõ ràng, mạch lạc. Bạn có thể thêm các tiền tố như【至急】【要返信】【ご質問】để người nhận dễ dàng biết được nên xử lý như thế nào khi nhận được mail
  • Chú ý dùng đúng kính ngữ. Khi yêu cầu xác nhận, bạn có thể dùng một số mẫu câu kính ngữ như sau
    • ご確認ください。
      →　ご確認いただけませんでしょうか。
      ご確認いただければ幸いです。
    • どうなっていますか
      →　いかがでしょうか。
    • 依頼します。
      →　ご依頼申し上げます。

Một số mẫu 確認メール(mail xác nhận)

Template 1: Nhờ xác nhận nội dung hợp đồng

件名：【要返信】10月以降の契約内容のご確認のお願い

株式会社◯◯

○○様

平素より大変お世話になっております。
株式会社○○の○○です。

先日はミーティングのお時間いただき、ありがとうございました。

さて、10月以降の契約内容につきまして、改めてご確認いただきたくご連絡差し上げました。
下記の通り、契約条件を整理しております。

■契約期間：2024年10月01日～2024年12月31日
■体制：メンバー3名

お手数ですが、9月10日までにご確認の上、ご返信いただければ幸いです。

お忙しいところ大変恐縮ですが、何卒よろしくお願い申し上げます。

Template 2: Nhờ xác nhận thời điểm gửi tài liệu

件名：要件定義書のご共有時期について

株式会社◯◯

○○様

いつもお世話になっております。
株式会社○○の○○です。

先日のご連絡にて、要件定義書は6月21日にご共有いただける予定と承知しておりますが、
現時点では、まだ資料を頂戴しておりません。

当方では、ご作成いただいた要件定義書をもとに、設計書を作成していく予定です。

そのため、6月23日までご連携いただけないと、スケジュールに遅れが生じる可能性がございます。

ご多忙のところ恐れ入りますが、資料のご共有時期についてご教示いただけますと幸いです。

何卒よろしくお願い申し上げます。